10 مزایای یک استراتژی مدیریت نمونه کارها پروژه را درک کنید

هنگامی که هر پروژه با موفقیت انجام می شود ، یک تجارت شکوفا می شود. انتخاب و اجرای پروژه های مناسب طبق ظرفیت و توانایی نیروی کار آن ، پله پله به سمت دید نهایی شرکت است. با تنوع مداوم ، شرکت ها در حال گسترش افق خود و انجام چندین پروژه برای تشکیل یک نمونه کارها هستند.

با این حال ، به راحتی به نظر نمی رسد. هنگامی که یک نمونه کارها کامل برای نظارت وجود دارد ، نظارت بر هر متریک پروژه با جدیت چالش برانگیز می شود.

از اهمیت ویژه ای برخوردار است که مدیران برنامه و پروژه یک چارچوب قطعی برای استاندارد سازی فرایند مدیریت تشکیل می دهند. مدیران زمان و منابع قابل توجهی را در ایجاد یک استراتژی مدیریت نمونه کارها پروژه به عنوان بخشی از فعالیت های BAU برای موفقیت در سازمان سرمایه گذاری می کنند.

یک استراتژی PPM زمینه ای را برای پروژه های سودآور و استراتژیک تراز و در عین حال پذیرایی از مدیریت منابع کارآمد قرار می دهد. این تعداد بیشماری از مزایا را برای مدیران و سازمانها به طور کلی با افزایش کارایی کلی ارائه می دهد.

این وبلاگ به مزایای بی شماری که یک استراتژی مؤثر PPM برای مدیران پروژه ارائه می دهد ، متمرکز است.

اما ابتدا ، بیایید با این تعریف شروع کنیم

1. مدیریت نمونه کارها پروژه چیست؟

مدیریت نمونه کارها پروژه (PPM) فرایندی است که توسط مدیران پروژه و PMO برای تجزیه و تحلیل پتانسیل یک پروژه و تدوین طرحی برای مدیریت هر پروژه استفاده می شود. فرآیند PPM داده های موجود را ادغام می کند ، فرصت های خط لوله را پیش بینی می کند و تمام اطلاعات را در زمان واقعی فراهم می کند. استراتژی مدیریت یکپارچه جایی است که تمام پروژه ها تحت یک چتر اداره می شوند ، به نام نمونه کارها.

طبق موسسه مدیریت پروژه ،

"مدیریت نمونه کارها پروژه مدیریت متمرکز یک یا چند پرتفوی است که مدیریت اجرایی را قادر می سازد تا از طریق تصمیم گیری کارآمد در پرتفوی ، پروژه ها ، برنامه ها و عملیات ، اهداف و اهداف سازمانی را برآورده کنند."

یک چارچوب موفقیت آمیز مدیریت نمونه کارها پروژه شامل موارد زیر است:

• شناسایی و ارزیابی پروژه های بالقوه
• تصویب پروژه های آینده.
• اختصاص مدیران پروژه به پروژه های مصوب
• از جمله آنها در نمونه کارها کلی.

تمرکز مهم PPM این است که اطمینان حاصل شود که نتایج نمونه کارها از اهداف استراتژیک سازمان پشتیبانی می کنند. ابزارها و تکنیک های PPM اطلاعات قابل اندازه گیری مانند بازده سرمایه گذاری و کارآیی عملیاتی را ضبط می کنند و آنها را در برابر ارزش تجاری ارائه شده مقایسه می کنند.

براساس PMI ، "94 ٪ از سازمان های با کمبود بالا پس از اجرای استراتژی PPM متوجه تأثیر ملموس شدند."

این تعداد به ما می گوید که معرفی مدیریت نمونه کارها پروژه می تواند بر روند کلی مدیریت پروژه تأثیر بگذارد و کارایی سازمانی را تقویت کند.

اکنون که این تعریف واضح است ، بگذارید مزایایی را که PPM ارائه می دهد درک کنیم.

2. مزایای مدیریت نمونه کارها پروژه

مزایای مدیریت نمونه کارها پروژه شامل یک رویکرد جامع است که نظارت بر وضعیت پروژه و سلامت ، وابستگی متقابل آنها و عملکرد منابع اختصاص یافته به پروژه ها را کنترل می کند. PPM به روزرسانی های زمان واقعی از معیارهای پروژه را ارائه می دهد و باعث افزایش کارایی فرآیند کلی می شود.

در اینجا مجموعه ای از مزایای اصلی مدیریت نمونه کارها پروژه ارائه شده است.

1. اهداف پروژه را با استراتژی تجارت تراز کنید

مأموریت نهایی هر بنگاه تحقق اهداف استراتژیک و کوتاه مدت است. و هر پروژه ای که یک شرکت انجام می دهد گامی به سوی آن هدف است. بنابراین ، مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که پروژه ها با استراتژی و اهداف تجاری مطابقت دارند. اگر پروژه ها با این اهداف تعیین شده هماهنگ نباشند ، منجر به اضافه بار پروژه ، هدر رفتن منابع شرکت و تلاش های نیروی کار می شود. بدون این پیوند با انگیزه های بلند مدت ، نمونه کارها پروژه عملاً نسبت به نیازهای سازمان کور است.

مدیریت نمونه کارها پروژه (PPM) به عنوان روشی برای مدیریت این معما ظاهر می شود. هسته اصلی استراتژی در ارزیابی ، اولویت بندی و انتخاب پروژه ای است که مطابق با استراتژی تجارت است. PPM کمک می کند تا کارها را در چشم انداز قرار دهد و از تصمیم گیری های سخت بر اساس دیدگاه شرکت پشتیبانی می کند.

2. تصمیم گیری آگاهانه

مدیریت نمونه کارها پروژه سطح بالایی از دید را هم از دیدگاه استراتژیک و هم تاکتیکی فراهم می کند. این بینش در مورد معیارهای پروژه گذشته مانند هزینه های پروژه ، سودآوری ، مدت زمان ، کیفیت و استفاده از منابع ارائه می دهد. این تجزیه و تحلیل پیش بینی را برای استفاده بهتر از منابع و مدیریت ریسک و همچنین انتخاب پروژه بهبود می بخشد.

یک استراتژی مؤثر مدیریت نمونه کارها پروژه با تولید داده ها در زمان واقعی ، به تصمیمات شما می رسد و شما را برای پرداختن به هر فعالیت محور پروژه آماده می کند.

عبور از نمونه کارها پروژه به شما تاریخچه پروژه می دهد که منعکس کننده رابطه همزیستی بین مردم و پروژه ها است. بینش های داده محور ، مدیران را در تصمیم گیری آگاهانه و یافته های ترسیم ، تسهیل می کند و به موفقیت کلی نمونه کارها کمک می کند.

3. فرایند انتخاب پروژه بهبود یافته

غالباً ، شرکت ها معیار انتخاب نامشخص برای پروژه های جدید دارند. فقدان اطلاعات ، ارزیابی پروژه را طبق استراتژی شرکت دشوار می کند. هر پروژه نمی تواند با هدف استراتژیک هماهنگ باشد و همه آنها نمی توانند سودآور باشند.

علاوه بر این ، پس از عدم موفقیت یک پروژه ، این شرکت پروژه های کوچک دیگری را برای جبران عدم موفقیت آغاز می کند. این باعث می شود مدیریت پروژه پیچیده تر شود و نمونه کارها پروژه شروع به از دست دادن تراز و ارزش استراتژیک می کند. این ناتوانی در تمرکز نتایج:

• بیش از حد بسیاری از پروژه های کوچک و کم تأثیر.
• مجموعه ای از پروژه ها برای منابع محدود موجود باعث فرسودگی شغلی.
• اولویت بندی پروژه ضعیف.
• داده های ناکافی در مورد پروژه ها.
• نرخ خرابی بالای پروژه.

مدیریت نمونه کارها پروژه به انتخاب مجموعه مناسب پروژه هایی که به مشاغل اجازه می دهد تا از اهداف ، در دسترس بودن منابع و سایر معیارها پیروی کنند ، کمک می کند. استراتژی PPM یک چارچوب به خوبی تعریف شده برای هر فرآیند تشکیل می دهد و همین کار برای انتخاب پروژه نیز انجام می شود. با وجود یک معیار فرموله شده ، مدیران مدلی برای انتخاب پروژه مناسب دارند.

PPM پروژه ای را که حداکثر ارزش را به سازمان ارائه می دهد ، ارزیابی و انتخاب می کند. PPM با استفاده از تکنیک های مختلفی مانند روش های رتبه بندی ، مدل های امتیاز دهی و سایر روش های اکتشافی ، اطمینان می دهد که تصمیمات تأیید یا تأیید (GO/NO-GO) مبتنی بر معیارهای مرتبط و به خوبی تعریف شده است نه عوامل مبهم یا حدس زدن.

شما می توانید پروژه هایی را که به اهداف شرکت کمک نمی کنند شناسایی کرده و آنها را از نمونه کارها حذف کنید.

4- خطرات را به حداقل برسانید ، تأثیر تجاری را به حداکثر برسانید

کلمه ریسک یک حلقه منفی قوی برای آن دارد ، اما به نظر می رسد در بعضی مواقع اجتناب ناپذیر است. احتمال ، نوع و تأثیر خطرات مختلف باعث می شود شما از طریق یک برنامه مدیریت ریسک مؤثر به دنبال گزینه های دیگر باشید ، به طوری که تحویل پروژه کاملاً از بین نرود.

خطرات دارای پیامدهای مالی و برنامه ای هستند ، به این معنی که به حداقل رساندن آنها مانع از سوء استفاده نادرست از تلاشهای ناخالص مورد نیاز برای پروژه های آینده و فعلی می شود. اصلاحات پروژه بودجه خود را افزایش داده و هم منابع و هم منابع خود را به تأخیر می اندازد.

استراتژی PPM انحراف بودجه بین کار برنامه ریزی شده و واقعی در زمان واقعی را تشخیص می دهد و به شما در جلوگیری از خطرات مالی پس از شروع یک پروژه کمک می کند. این شامل روشها و فرآیندهای مدیریت استاندارد پروژه با محوریت یک چارچوب قابل اعتماد است.

ابزارهای تخمین نشسته در PPM به طور مرتب هزینه ها را در مقابل مزایا تجزیه و تحلیل می کنند و به دفتر مدیریت پروژه شما کمک می کند تا پروژه های راهپیمایی را شناسایی کند. هرچه زودتر قرار بگیرند ، زودتر خطرات شما نیز کاهش می یابد.

PPM به شما هشدار می دهد که با نشان دادن غلبه بر بودجه احتمالی ، تأخیر در برنامه و عدم کفایت فنی ، در معرض تلاش های غیر قابل استفاده قرار بگیرید. این مانع از حمل این خطرات به تحویل پروژه می شود ، بنابراین شما را با پروژه های با ارزش و کم خطر به شما می دهد.

5. استفاده بهینه از منابع در سراسر شرکت

PPM منابع شما را برای سرمایه گذاری بهترین و حداکثر تلاش خود در امکان پذیر ترین سرمایه گذاری ها بسیج می کند. به عبارت ساده ، این بدان معناست که تلاش های تکراری در فعالیت هایی که دارای مزایای پولی برای نشان دادن آنها نیستند هدر نمی روند.

میزان دید که قبلاً ذکر شد به شما کمک می کند تا نیاز و تقاضا برای مهارت های مختلف را به همراه در دسترس بودن منابع آینده ارزیابی کنید. شما می توانید کنترل بر استفاده از منابع را کنترل کرده و بار کاری بهینه را به هر منبع اختصاص دهید. با توجه به اینکه هزینه های منابع واقعی هزینه واقعی است ، می توانید هر دو نیمکت و سربار را با صعود و بازیابی آنها برای پروژه های چند وجهی کاهش دهید.

تخصیص منابع صالح به سازمان شما این امکان را می دهد تا با استفاده از آنها بر روی بالاترین پروژه های اولویت ، از منابع موجود و تخصص آنها استفاده کند.

یک مرور کلی از نرخ های استفاده و در دسترس بودن به شما امکان می دهد تا با ظرفیت مدیریتی به نتیجه گیری های محور برسید.

به عنوان مثال ، پروفایل منابع ، موجودی مهارت های به روز شده را به شما می دهد ، و اطمینان می دهد که دوره های اوج تقاضای از کمبود مهارت رنج نمی برند. این ظرفیت را اسکن می کند و استعداد را در نسبت های علمی اندازه گیری شده در چندین پروژه تغییر می دهد.

پیش بینی تقاضای پروژه به این ظرفیت منبع به شما امکان می دهد منابع خود را در پروژه های ارزشمند بدون بیش از حد یا تحت تأثیر آنها قرار دهید.

6. تحویل پروژه ها در زمان و بودجه

بیشتر پروژه ها به دلیل تخمین ضعیف هزینه ، تخصیص منابع سوء مدیریت یا برنامه ریزی نادرست پروژه قربانی بیش از حد می شوند. علاوه بر هزینه بیش از حد ، این عوامل همچنین منجر به تأخیر در پروژه می شوند.

ارائه سریع پروژه ها و در بودجه ضروری است ، بنابراین شما شروع به بهره برداری از مزایای خود می کنید ، و سازمان شما پهنای باند را برای سایر کارهای مفید دارد.

ابزارهای پیشرفته PPM از هوش تجاری برای ارائه گزارش های بصری مانند پیش بینی در مقابل هزینه واقعی ، پیش بینی در مقابل استفاده واقعی ، در دسترس بودن در زمان واقعی و غیره استفاده می کنند. این مرور کلی از هرگونه انحراف از برنامه ریزی شده به سناریوهای واقعی را فوراً ارائه می دهد. با به روزرسانی های در زمان واقعی مانند این ، مدیران می توانند اقدامات اصلاحی را به موقع انجام دهند تا از تأثیر فاجعه بار در پیشرفت پروژه جلوگیری کنند.

در عین حال ، این گزارش ها همچنین در موفقیت پروژه های گذشته و دامنه پروژه فعلی و کاهش بیش از حد در پروژه ها نقش دارند. همچنین ، PPM می تواند زمان تحویل پروژه را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. یک مطالعه نشان می دهد که PPM به مدیران پروژه اجازه می دهد تا زمان پروژه را تا حدود 10 ٪ به حداقل برسانند

فن آوری PPM با حاکمیت غنی ، گردش کار و استاندارد سازی به اعضای تیم اجازه می دهد تا گردش کار را جریان دهند و بهره وری را افزایش دهند.

7. افزایش ROI

ROI درآمد/سود حاصل از استقرار پروژه است. هر سازمانی هدف خود را برای دستیابی به بازده بیشتر دارد.

با سرمایه گذاری در ابزارهای مدیریت نمونه کارها و آموزش افراد خود ، بهبود نرخ موفقیت پروژه ، تصمیم گیری در مورد صرفه جویی در هزینه امکان پذیر می شود. PPM به روشن شدن اهداف گسترده تر شرکت ، بهبود مدیریت منابع و افزایش بهره وری و چابکی آن کمک می کند. با استفاده از PPM ، سرمایه گذاری پروژه به احتمال زیاد هزینه های بهتری را برای آینده پرداخت و قرار می دهد.

همچنین با کمک PPM می توانید هزینه های منابع را کاهش دهید. شما می توانید کمبودها را پیش بینی کرده و منابع جهانی مقرون به صرفه را استخدام کنید ، و اطمینان حاصل کنید که منابع مناسبی برای پروژه های آینده خود دارید.

راه حل های PPM شرکت ها را قادر می سازد بهترین فرصت های سرمایه گذاری را شناسایی کرده و آنها را از طراحی تا تعمیر و نگهداری برای به حداکثر رساندن ROI مدیریت کنند.

8- با همکاری تیم پیشرفته ، بهره وری را تقویت کنید

یک راه حل PPM یک دیدگاه در زمان واقعی از پیشرفت پروژه ها به همه ذینفعان ارائه می دهد. مدیران پروژه دسترسی آسان به اعضای تیم دارند. همه دارای داشبورد شخصی و یک نمودار به روز شده GANTT هستند که نمای بصری از پیشرفت کار ، مراحل مختلف و وابستگی های متقابل آنها را ارائه می دهد. اعضای تیم می توانند اسناد را روی یک ابزار واحد بارگذاری کرده و آنها را در دسترس همه قرار دهند. این ویژگی ها همکاری را در بین تیم ها یا بخش ها بسیار تقویت می کند.

مدیریت پورتفولیو پروژه همچنین به گسترش فرهنگ پروژه مشترک در تمام تیم ها کمک می کند. یک فرهنگ معمولی پروژه شامل هنجارهای مشترک، باورها و مفروضات تیم پروژه است. با کمک فرهنگ مشترک پروژه، مدیران پروژه اولویت ها، وضعیت پروژه های مختلف و همسویی آنها با اهدافشان را درک می کنند. این کارکردها هر کارمندی را تشویق می‌کند تا به یک روش استاندارد که همکاری بین شرکتی را تسهیل می‌کند، پایبند باشد.

فرهنگ پروژه مشترک همچنین حل سریع مشکل را ترویج می کند زیرا هر ذینفع، مدیر و اعضای تیم را در جریان نگه می دارد و به آنها اجازه می دهد دیدگاه های مختلف را به اشتراک بگذارند.

9. مدیریت موثر تیم های عملیات در سراسر پروژه

تیم های عملیاتی مسئول نظارت، هدایت و مدیریت عملیات تجاری مانند حسابداری، تولید، پشتیبانی و غیره هستند. آنها اطمینان می دهند که نیازهای مشتریان با استفاده بهینه از منابع برآورده می شود.

در طول چرخه عمر پروژه، تیم پروژه در لحظات مختلف با تیم عملیات تعامل دارد. به عنوان مثال، در مرحله توسعه یک محصول جدید یا ارتقاء یک محصول، هر دو تیم برای ارائه موفقیت آمیز پروژه به تبادل اطلاعات نیاز دارند. چهار زمینه وجود دارد که مدیران عملیات و پروژه باید به طور منسجم برای آنها کار کنند:

• بودجه
• مدیریت نیروی انسانی
• توسعه مهارت ها

ابزار PPM به شما کمک می کند تا با برنامه ریزی و تخصیص منابع هوشمندانه و شایسته، مهارت عملیاتی خود را بهبود بخشید. این یک فرآیند مدیریت سیستماتیک از شروع تا پایان را فراهم می کند. تجزیه و تحلیل هایی که معمولاً می توانید از یک ابزار PPM بگیرید شامل موارد زیر است:

• نرخ بهره برداری کلی از تیم های عملیاتی.
• گزارش مازاد یا کسری مهارت
• پروژه هایی که با کمبود منابع مواجه هستند.
• افرادی که احتمالاً مورد استفاده قرار نمی گیرند.
• وضعیت در دسترس بودن در بخش ها

10. ایجاد دارایی و به اشتراک گذاری بهترین شیوه ها

پروژه های با ارزش از نظر استراتژیک با اهداف بلندمدت سازمان همسو می شوند. مدیریت کارآمد پورتفولیو اطلاعاتی را از ابتکارات پروژه های گذشته جمع آوری می کند و ارزش تجاری را با موفقیت ارائه می دهد.

این احتمال وجود پروژه های مشابه را بررسی می کند و منابع شما را برای به دست آوردن توضیحات و آموزش مناسب از قبل آماده می کند.

PPM از روشهایی تشکیل شده است که در مقیاس ، پیچیدگی ، مدت زمان و تحویل یک پروژه عامل است. این روشها به شما در مدیریت بهتر دارایی ها کمک می کند و شیوه هایی را ایجاد می کنید که می توانید در تمام پروژه های آینده به اشتراک بگذارید. با یک استراتژی مؤثر PPM ، می توانید از فرآیندها و درسهایی که از پروژه های قبلی آموخته شده استفاده کنید. یک مخزن اصلی داده های تاریخی و در زمان واقعی به شما کمک می کند تا وظایف را در اولویت قرار دهید و از خراب شدن آنها جلوگیری می کنید. تمام این تجمعی یک طرح کامل و بداهه را که باعث افزایش احتمال موفقیت می شود ، تشکیل می دهد.

3. نتیجه گیری

PPM برنامه ریزی استراتژیک مورد نیاز ، برنامه ریزی و مدیریت منابع و نظارت را برای همه پروژه ها اعمال می کند. یک نرم افزار مدیریت پرتفوی پروژه بصری شکاف بین اهداف شرکت و اجرای پروژه را ایجاد می کند و یک سیستم مؤثر را با مزایای بی شماری فراهم می کند.

علاوه بر این ، تیم های دپارتمان با ترکیبی از غریزه تجربی و راهنمایی PPM هدایت می شوند تا پروژه هایی را ارائه دهند که ارزش تجاری را جمع می کنند.

استراتژی PPM شما چگونه است؟

4. راه حل Saviom

Saviom بیش از 20 سال تجربه دارد که به مشتریان چند ملیتی کمک کند تا منابع خود را به طور مؤثر و مؤثر مدیریت کنند. با بیش از 20 سال تجربه ، این MNC مستقر در استرالیا در 50 کشور جهان حضور جهانی دارد و به 100+ مشتری کمک کرده است تا اهداف تجاری خاص خود را برآورده کنند. Saviom همچنین ابزارهایی را برای مدیریت نمونه کارها پروژه ، اتوماسیون خدمات حرفه ای و نرم افزار برنامه ریزی نیروی کار فراهم می کند. بنابراین ، Saviom می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا یک سیستم کارآمد را برای چالش های خاص تجاری شما ایجاد کند.